Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước.
Bài viết được thực hiện bởi: Chuyên viên Nguyễn Thị Ngân - Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198
Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
Các cơ quan nhà nước hay các tổ chức chính trị, xã hội, kinh tế, quần chúng, … hoạt động trong phạm vi lãnh thổ việt nam và một số tổ chức nhà nước thường xuyên sử dụng con dấu trên các loại văn bản, giấy tờ. Con dấu tượng trưng cho vị trí pháp lý và là dấu hiệu xác nhận giá trị pháp lý của các loại giấy tờ văn bản của các cơ quan, tổ chức nói trên.
Hiện nay, có nhiều loại con dấu như dấu treo và dấu giáp lai, dấu nổi,… được sử dụng trên các loại giấy tờ khác nhau, mỗi con dấu có cách sử dụng, vị trí sử dụng riêng.
Trong đó, việc đóng dấu treo, dấu giáp lai được quy định như sau: Con dấu phải được đóng ràng, đúng chiều, ngay ngắn và sử dụng đúng mực dấu đã quy định; Khi đóng dấu lên chữ ký thì vị trí của dấu được xác định là trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái; Đối với các phụ lục đi kèm với văn bản chính thì dấu được đóng lên trang đầu tiên, trùm lên một phần của tên phụ lục hoặc tên cơ quan tổ chức và do người ký văn bản quyết định; Bộ trưởng hoặc thủ trưởng của các cơ quan quản lý sẽ quy định về việc thực hiện đóng dấu giáp lai hoặc dấu nổi trên tài liệu chuyên ngành.
Dấu giáp lai là con dấu được sử dụng để đóng lên vị trí lề trái hoặc lề phải của văn bản có nhiều hơn hai tờ để thông tin của con dấu đều được hiện trên tất cả các tờ của văn bản nhằm tránh việc nội dung bị thay đổi, giả mạo và chứng thực được từng tờ của văn bản đó. Dấu giáp lai được đóng ở giữa mép phải của phụ lục văn bản hoặc là văn bản gốc. Việc đóng dấu giáp lai cần được thực hiện theo các nguyên tắc mà thủ trưởng, bộ trưởng của cơ quan quản lý ngành đã quy định.
Việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV thì có quy định: "1. Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. 2. Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản".
Ví dụ:Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch theo Điều 20 khoản 3 điểm b thì: b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Điều 49 Luật Công chứng năm 2014 quy định việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Khoản 2, Mục II Thông tư liên tịch số 03/2008/TTLT-BLĐTBXH-BTC-NHNN hướng dẫn thủ tục buộc trích tiền từ tài khoản tiền gửi của người sử dụng lao động để nộp tiền bảo hiểm xã hội chưa đóng, chậm đóng và tiền lãi phát sinh quy định:
Quyết định áp dụng biện pháp buộc trích tiền truy nộp vào quỹ bảo hiểm xã hội được lập theo mẫu ban hành kèm theo Thông tư này. Nếu quyết định có hơn 1 trang thì phải đóng dấu giáp lai giữa các trang.…
Dấu treo là con dấu được các cơ quan, tổ chức dùng để đóng lên trang đầu, đóng trùm lên tên của phụ lục của các văn bản chính hoặc trùm lên tên của tổ chức, cơ quan. Thường thì tên cơ quan, tổ chức sẽ được viết vào phía bên trái, đầu trang văn bản thứ nhất hoặc phụ lục nên khi thực hiện đóng dấu treo, người có nhiệm vụ sẽ đóng dấu lên phía bên trái và đóng trùm lên tên phụ lục hoặc tên cơ quan tổ chức đó.
Khoản 3 Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về việc đóng dấu treo như sau: “Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.
Đóng dấu treo để khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính cũng như xác nhận nội dung để tránh việc giả mạo giấy tờ cũng như thay đổi giấy tờ.
Ví dụ: Trường hợp hóa đơn bán hàng mà người thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho người khác thì người trực tiếp bán phải đóng dấu treo của tổ chức vào hóa đơn và ghi rõ họ tên của mình vào hóa đơn theo khoản d, Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định về đóng dấu treo trên: d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm