Phân biệt ký thay, ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh

Công tác văn thư nói chung và việc ký thay, ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh đều được quy định cụ thể tại các văn bản hướng dẫn. Do đó, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần tuân thủ quy định về ký thay, ký thừa lệnh, ký ủy quyền để tránh việc văn bản vô hiệu, gây tranh chấp không đáng có.

1- Trường hợp được ký thay người khác

Theo Điều 10 Nghị định số 01/VBHN-BNV về công tác văn thư qui định:

Một là: Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

Hai là: Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: (i) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức (ii) Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách…

Xem thêm: Dịch vụ pháp lý trong lĩnh vực hành chính

2- Trường hợp ký thừa ủy quyền

Về chế độ ký thừa ủy quyền được quy định tại Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP bổ sung nguyên tắc chung là “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền”. Khoản 4 Điều 28 Dự thảo Luật ban hành Quyết định hành chính cũng đang ghi nhận và khẳng định lại nguyên tắc này.

3- Trường hợp ký thừa lệnh

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL) một số loại văn bản.

Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.Theo đó, người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, Trưởng phòng một số đơn vịký các văn bản thuộc thẩm quyền của tập thể cơ quan, tổ chức.

Như vậy, căn cứ quy định nêu trên, người ký thừa lệnh phải là cấp trưởng. Tuy nhiên trong thực tế có rất nhiều văn bản cấp phó ký thay các văn bản ký thừa lệnh.

Thực tiễn quản lý hành chính cho thấy nhiều nhiệm vụ được giao cho một cơ quan, một chủ thể nhất định, nhưng cơ quan này lại tiếp tục ủy quyền cho cơ quan tiếp theo, chủ thể được ủy quyền này lại ủy quyền cho chủ thể tiếp theo, chủ thể được ủy quyền tiếp tục ủy quyền lại cho chủ thể khác dẫn đến hoạt động hành chính rườm rà, trái pháp luật, thiếu sự minh bạch, làm giảm kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động hành chính. Do khó xác định cụ thể cá nhân nào trong cơ quan hành chính phải chịu trách nhiệm thi hành bản án hành chính nên trong thời gian qua việc xử lý cơ quan hành chính không thi hành, trì hoãn việc thi hành án trên thực tế theo quy định của khoản 2 Điều 245 Luật Tố tụng hành chính mới chỉ đạt được kết quả có mức độ. Chính vì vậy, việc xây dựng một chế độ ủy quyền minh bạch, khoa học trong hoạt động hành chính là một trong những biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu công tác hành chính trong các cơ quan nhà nước hiện nay.

Xem thêm: Dịch vụ Luật sư hợp đồng của Công ty Luật TNHH Everest

Xem thêm:

• Mẫu danh sách người đại diện theo ủy quyền của công ty
• Hợp đồng do chi nhánh ký, có ràng buộc công ty?

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

[a] Bài viết Phân biệt ký thay, ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh được chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

[b] Bài viết Phân biệt ký thay, ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

[c] Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý, hoặc thuê luật sư tư  vấn cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.org.vn.