Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp: Thủ tục TNHH sang Cổ phần và ngược lại

1. Thủ tục chuyển đổi từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần theo Luật Doanh nghiệp 2020

Chuyển đổi loại hình từ Công ty TNHH sang Công ty Cổ phần (CTCP) thường là bước đi chiến lược khi doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh, thu hút các Quỹ đầu tư mạo hiểm (VC), chuẩn bị chương trình cổ phiếu thưởng (ESOP) giữ chân nhân tài hoặc thiết lập lộ trình hướng tới IPO và niêm yết trên thị trường chứng khoán.

Các phương thức chuyển đổi linh hoạt theo Điều 202 Luật Doanh nghiệp 2020

Theo quy định của pháp luật doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong bốn phương thức chuyển đổi sau đây để điều chỉnh cơ cấu vốn điều lệ:

1. Chuyển đổi giữ nguyên chủ sở hữu: Chuyển đổi thành CTCP mà không huy động thêm tổ chức, cá nhân khác góp vốn, đồng thời không bán phần vốn góp cho tổ chức, cá nhân khác.

2. Chuyển đổi kết hợp huy động thêm vốn: Chuyển đổi thành CTCP bằng cách huy động thêm tổ chức, cá nhân khác tham gia góp vốn cổ phần.

3. Chuyển đổi kết hợp chuyển nhượng vốn: Chuyển đổi thành CTCP bằng cách bán toàn bộ hoặc một phần phần vốn góp cho một hoặc một số tổ chức, cá nhân khác.

4. Kết hợp linh hoạt các phương thức: Thực hiện đồng thời việc chuyển nhượng phần vốn góp hiện hữu và huy động thêm vốn góp từ các cổ đông mới.

Quy trình nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi chuẩn mực

Để đảm bảo quá trình tái cấu trúc diễn ra hợp pháp, doanh nghiệp cần vận hành đúng quy trình nội bộ doanh nghiệp qua 4 bước:

• Bước 1: Thông qua Nghị quyết/Quyết định chuyển đổi: Hội đồng thành viên (đối với TNHH 2TV trở lên) hoặc Chủ sở hữu công ty (đối với TNHH 1TV) ban hành Nghị quyết/Quyết định thông qua phương án chuyển đổi loại hình, dự thảo Điều lệ mới, số lượng cổ đông sáng lập, phương án xử lý phần vốn góp và kế hoạch huy động thêm vốn.

• Bước 2: Giao kết hợp đồng chuyển nhượng/thỏa thuận góp vốn: Các bên tiến hành ký kết hợp đồng chuyển nhượng phần vốn góp hoặc thỏa thuận góp vốn đối với các cổ đông mới tham gia để xác lập danh sách cổ đông chính thức.

• Bước 3: Nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày hoàn thành việc chuyển đổi, doanh nghiệp nộp bộ hồ sơ đăng ký chuyển đổi trực tuyến trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

• Bước 4: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (ERC): Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới ghi nhận loại hình Công ty Cổ phần.

Dưới góc nhìn của một luật sư riêng, việc chuẩn bị kỹ lưỡng danh sách cổ đông sáng lập và dự thảo Điều lệ công ty cổ phần ngay từ Bước 1 là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh bế tắc khi vận hành bộ máy Đại hội đồng cổ đông sau này.

2. Thủ tục chuyển đổi từ Công ty Cổ phần sang Công ty TNHH và Bảng tổng hợp hồ sơ

Ngược lại với chiều hướng mở rộng, việc chuyển đổi từ Công ty Cổ phần sang Công ty TNHH (1 thành viên hoặc 2 thành viên trở lên) thường được áp dụng khi doanh nghiệp muốn thu hẹp quy mô cổ đông, đơn giản hóa bộ máy quản trị, tăng tính bảo mật thông tin nội bộ hoặc khi số lượng cổ đông giảm xuống dưới 03 người trong thời gian kéo dài.

Phương thức chuyển đổi theo Điều 203 và Điều 204 Luật Doanh nghiệp 2020

• Chuyển đổi thành Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Có thể thực hiện theo phương thức giữ nguyên số lượng cổ đông chuyển sang làm thành viên; hoặc chuyển đổi đồng thời với việc huy động thêm thành viên mới; hoặc chuyển đổi đồng thời với việc chuyển nhượng cổ phần cho cá nhân, tổ chức khác.

• Chuyển đổi thành Công ty TNHH 1 thành viên: Thực hiện khi 01 cổ đông nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần của các cổ đông còn lại; hoặc 01 nhà đầu tư mới nhận chuyển nhượng toàn bộ cổ phần của công ty; hoặc công ty chỉ còn lại 01 cổ đông trong thời gian vượt quá 06 tháng liên tục.

Bảng tổng hợp đối chiếu hồ sơ pháp lý cần chuẩn bị

Để các chuyên viên pháp lý và nhà quản trị dễ dàng theo dõi, bộ hồ sơ đăng ký chuyển đổi được tổng hợp đối chiếu chi tiết:

Sự chuẩn xác trong từng văn bản hồ sơ giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ bị Phòng Đăng ký kinh doanh ra thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung kéo dài thời gian tái cấu trúc.

3. Nghĩa vụ kế thừa toàn bộ, lưu ý thuế và vai trò của dịch vụ luật sư doanh nghiệp

Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là sự thay đổi về vỏ bọc pháp lý và mô hình quản trị doanh nghiệp, nhưng bản chất chủ thể kinh doanh vẫn duy trì tính liên tục thông qua cơ chế kế thừa toàn bộ.

Nghĩa vụ kế thừa toàn bộ (Universal Succession) và các lưu ý sau chuyển đổi

1. Kế thừa toàn bộ quyền và nghĩa vụ: Công ty được chuyển đổi đương nhiên kế thừa toàn bộ các quyền và lợi ích hợp pháp, chịu trách nhiệm về toàn bộ các khoản nợ (bao gồm nợ thuế, nợ BHXH), hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế của công ty cũ chưa thanh lý.

2. Xử lý tài sản, con dấu và Chữ ký số (CA): Sau khi được cấp ERC mới, doanh nghiệp phải làm thủ tục cập nhật thông tin Chữ ký số, hóa đơn điện tử, thông báo thay đổi thông tin tài khoản ngân hàng và đăng ký điều chỉnh thông tin với cơ quan Thuế, BHXH.

3. Nghĩa vụ thuế khi chuyển nhượng vốn/cổ phần: Nếu quá trình chuyển đổi có phát sinh hoạt động chuyển nhượng phần vốn góp hoặc cổ phần, các bên bắt buộc phải thực hiện thủ tục kê khai và nộp thuế TNCN (0,1% giá trị chuyển nhượng đối với cổ phần; 20% trên thu nhập đối với phần vốn góp) hoặc thuế TNDN theo đúng quy định.

Vai trò của dịch vụ luật sư doanh nghiệp trong quy trình tái cấu trúc

Để đảm bảo quá trình chuyển đổi loại hình doanh nghiệp diễn ra an toàn, không phát sinh tranh chấp giữa các chủ sở hữu và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, sự đồng hành của dịch vụ luật sư doanh nghiệp từ các công ty luật uy tín đóng vai trò đặc biệt quan trọng:

• Tư vấn lập phương án tái cấu trúc tối ưu: Luật sư doanh nghiệp thẩm định hiện trạng tài chính, cơ cấu sở hữu và định hướng phát triển để tư vấn phương thức chuyển đổi phù hợp, xây dựng lộ trình thời gian chính xác.

• Soạn thảo và chuẩn hóa bộ hồ sơ pháp lý: Luật sư tư vấn trực tiếp biên soạn Nghị quyết, Biên bản họp, Hợp đồng chuyển nhượng và Điều lệ công ty mới, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt quy chế quản lý nội bộ và quy trình phê duyệt nội bộ.

• Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ trong bàn giao: Hướng dẫn doanh nghiệp thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ để kiểm kê tài sản, rà soát nghĩa vụ nợ, bảo đảm sự chuyển giao thông suốt giữa bộ máy quản trị cũ và mới.

• Đại diện đại diện giải trình và thực hiện thủ tục: Luật sư tư vấn doanh nghiệp trực tiếp nộp hồ sơ trên Cổng thông tin quốc gia, giải trình với cơ quan Đăng ký kinh doanh, cơ quan Thuế và hỗ trợ cập nhật thông tin tài sản, ngân hàng sau chuyển đổi.

Chủ động chuẩn hóa quy trình chuyển đổi loại hình doanh nghiệp dưới sự tư vấn chuyên sâu của luật sư riêng chính là giải pháp chiến lược giúp doanh nghiệp lột xác thành công, bảo vệ an toàn tài sản và bứt phá bền vững trên thương trường.