Giao dịch với người có liên quan: Quy định phê duyệt tránh xung đột

1. Xác định đối tượng người có liên quan và phạm vi các giao dịch chịu sự kiểm soát

Việc nhận diện chính xác tệp đối tượng này là bước đầu tiên để đưa các giao dịch thương mại vào quỹ đạo kiểm soát của pháp luật doanh nghiệp:

Nhóm cá nhân và tổ chức thuộc diện người có liên quan

• Nội bộ quản lý doanh nghiệp: Thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), thành viên Ban Kiểm soát, Giám đốc/Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty, Người đại diện theo pháp luật và các chức danh quản lý khác theo quy định Điều lệ.

• Người có quan hệ gia đình của người quản lý: Vợ, chồng, bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột, anh rể, chị gái, em rể, em gái ruột của người quản lý công ty hoặc của thành viên, cổ đông sở hữu phần vốn góp/cổ phần chi phối.

• Cổ đông hoặc thành viên sở hữu vốn lớn: Cá nhân, tổ chức sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông (hoặc phần vốn góp) trở lên tại doanh nghiệp.

• Doanh nghiệp trong cùng hệ sinh thái: Công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết, hoặc doanh nghiệp mà người quản lý của công ty sở hữu phần vốn góp/cổ phần đến mức có quyền quyết định bộ máy điều hành.

Phạm vi hợp đồng và giao dịch phải kiểm soát

Mọi hợp đồng, giao dịch giữa công ty với các đối tượng nêu trên, hoặc với tổ chức mà những người này là thành viên, người quản lý hay sở hữu vốn, bắt buộc phải thông qua quy trình phê duyệt nội bộ đặc thù trước khi ký kết.

Dưới góc nhìn của một luật sư riêng, việc cố tình che giấu thông tin người có liên quan để ký kết hợp đồng trái thẩm quyền là cội nguồn của hầu hết các vụ kiện tụng hủy hợp đồng và tranh chấp bồi thường thiệt hại tại Tòa án.

2. Thẩm quyền và quy trình phê duyệt giao dịch liên quan theo từng loại hình doanh nghiệp

Nhằm ngăn chặn tình trạng "vừa đá bóng vừa thổi còi", Luật Doanh nghiệp 2020 quy định sự phân định thẩm quyền chặt chẽ dựa trên giá trị giao dịch và loại hình tổ chức:

Quy trình áp dụng đối với Công ty Cổ phần

1. Thẩm quyền của Hội đồng quản trị:

   • Hạn mức phê duyệt: Các hợp đồng, giao dịch có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất (hoặc tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty).

   • Nguyên tắc biểu quyết: Thành viên HĐQT có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết; hợp đồng được thông qua khi có đa số thành viên HĐQT còn lại không có lợi ích liên quan tán thành.

2. Thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông:

   • Hạn mức phê duyệt: Các hợp đồng, giao dịch có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên; hoặc các giao dịch vay, cho vay, bán tài sản có giá trị lớn hơn 10% tổng tài sản giữa công ty với cổ đông sở hữu từ 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trở lên hoặc người có liên quan của cổ đông đó.

   • Nguyên tắc biểu quyết: Cổ đông có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết. Giao dịch được thông qua khi có số cổ đông đại diện cho từ 65% tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông không có lợi ích liên quan tham gia họp tán thành.

Quy trình áp dụng đối với Công ty TNHH (Điều 67 và Điều 86)

• Công ty TNHH 2 thành viên trở lên: Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với thành viên, người quản lý hoặc người có liên quan phải được Hội đồng thành viên chấp thuận. Thành viên có liên quan không được tham gia biểu quyết.

• Công ty TNHH 1 thành viên: Hợp đồng, giao dịch phải được Chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty phê duyệt và phải được ghi chép, lưu giữ thành hồ sơ riêng biệt của công ty.

3. Chế tài đối với giao dịch vi phạm và giải pháp phòng ngừa từ dịch vụ luật sư doanh nghiệp

Tự ý ký kết hợp đồng với người có liên quan mà không thông qua phê duyệt hoặc phê duyệt sai thẩm quyền sẽ kéo theo chuỗi hậu quả pháp lý nặng nề:

Hậu quả pháp lý khi vi phạm quy định phê duyệt

• Hợp đồng bị Tòa án tuyên vô hiệu (Null and Void): Hợp đồng ký kết trái quy trình sẽ bị Tòa án tuyên vô hiệu theo yêu cầu của công ty, cổ đông hoặc cơ quan quản lý.

• Khôi phục lại tình trạng ban đầu: Các bên tham gia giao dịch bắt buộc phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận.

• Trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại: Người ký kết hợp đồng, cổ đông, thành viên, người quản lý có liên quan phải liên đới bồi thường 100% thiệt hại phát sinh và hoàn trả cho công ty toàn bộ khoản lợi nhuận thu được từ giao dịch vi phạm.

Khuyến nghị thực chiến và vai trò của dịch vụ luật sư doanh nghiệp

Để bảo vệ sự an toàn cho các giao dịch thương mại và tránh nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm, doanh nghiệp cần đưa việc kiểm soát xung đột lợi ích vào quy trình nội bộ doanh nghiệp.

Sự đồng hành của dịch vụ luật sư doanh nghiệp từ các công ty luật uy tín mang lại giải pháp phòng ngừa toàn diện:

• Xây dựng Sổ danh sách Người có liên quan: Luật sư doanh nghiệp hỗ trợ lập, cập nhật định kỳ Danh sách người có liên quan của tất cả người quản lý và cổ đông lớn, đưa vào hệ thống kiểm soát nội bộ để tra soát tự động trước mọi giao dịch.

• Thể chế hóa ngưỡng phê duyệt trong Điều lệ và Quy chế: Luật sư tư vấn giúp hạ thấp ngưỡng phê duyệt giao dịch trong Điều lệ (ví dụ: giao dịch từ 5% hoặc 10% tổng tài sản đã phải thông qua HĐQT/ĐHĐCĐ), chuẩn hóa quy chế quản lý nội bộ nhằm tăng cường giám sát.

• Thẩm định độc lập và áp dụng nguyên tắc giá thị trường (Arm's Length Principle): Hướng dẫn doanh nghiệp thuê Tổ chức thẩm định giá độc lập đối với các giao dịch lớn với người liên quan, đảm bảo giá giao dịch tương đương giá thị trường để chống rủi ro xuất hóa đơn sai hoặc gian lận thuế.

• Chuẩn hóa Biên bản họp và quy trình kiểm soát nội bộ: Thiết lập quy trình kiểm soát nội bộ trong việc ghi nhận Biên bản họp HĐQT/HĐTV, thể hiện rõ thông tin người liên quan đã chủ động rút khỏi phần thảo luận và không tham gia biểu quyết làm bằng chứng tuân thủ pháp luật.

• Đại diện giải quyết tranh chấp giao dịch liên quan: Khi phát sinh bất đồng hoặc cổ đông khởi kiện yêu cầu hủy hợp đồng, luật sư tư vấn doanh nghiệp sẽ đại diện tham gia tố tụng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho doanh nghiệp và nhà quản trị.

Chủ động kiểm soát giao dịch với người có liên quan dưới sự tư vấn chuyên sâu từ luật sư riêng chính là giải pháp then chốt giúp doanh nghiệp củng cố quản trị doanh nghiệp, bảo vệ tài sản và phát triển bền vững trên thương trường.

Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức.Quý vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.