Hướng dẫn cách đặt tên công ty cổ phần chuẩn pháp luật

1. Cấu trúc và nguyên tắc đặt tên tiếng Việt của công ty cổ phần

Căn cứ quy định của pháp luật hiện hành, tên tiếng Việt của công ty cổ phần bắt buộc phải bao gồm hai thành tố chính được sắp xếp theo đúng trật tự: loại hình doanh nghiệp đứng trước và tên riêng đứng sau. Về loại hình, doanh nghiệp có thể lựa chọn viết đầy đủ là "công ty cổ phần" hoặc viết theo dạng viết tắt là "công ty CP". Về phần tên riêng, pháp luật cho phép sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, bổ sung các chữ cái F, J, Z, W, kết hợp cùng các chữ số và ký hiệu phù hợp. Sự phối hợp hài hòa giữa loại hình doanh nghiệp và tên riêng tạo nên một tên gọi pháp lý độc lập, hợp lệ để công ty tham gia vào các quan hệ kinh tế và ký kết các giao dịch thương mại.

Tuy nhiên, rào cản pháp lý lớn nhất mà các cổ đông thường đối mặt trong quá trình đăng ký là quy định cấm trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn. Luật Doanh nghiệp quy định rất khắt khe: nghiêm cấm việc đặt tên gây trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các doanh nghiệp khác đã đăng ký trên phạm vi toàn quốc. Tên trùng được hiểu là tên tiếng Việt của doanh nghiệp yêu cầu cấp phép được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của một doanh nghiệp khác đã được ghi nhận trong cơ sở dữ liệu quốc gia.

Trong khi đó, tên gây nhầm lẫn lại là một khái niệm rộng hơn, bao gồm trường hợp tên yêu cầu đăng ký chỉ khác tên đã đăng ký bởi một từ ngữ, một ký hiệu định dạng, hoặc một từ chỉ số, chữ cái đặt ngay liền sau tên riêng. Thậm chí, việc chỉ thay đổi từ chỉ loại hình kinh doanh (ví dụ giữa công ty TNHH và công ty cổ phần) mà giữ nguyên toàn bộ phần tên riêng cũng bị coi là gây nhầm lẫn. Do đó, việc chủ động tra cứu tên dự kiến đặt trên hệ thống của Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp là bước đi bắt buộc trước khi soạn thảo hồ sơ nộp lên cơ quan nhà nước.

Bên cạnh điều kiện về trùng lặp, pháp luật còn đặt ra các điều cấm tuyệt đối nhằm bảo vệ trật tự quản lý hành chính và thuần phong mỹ tục. Doanh nghiệp không được phép sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của công ty, trừ trường hợp đã nhận được văn bản chấp thuận chính thức từ chính cơ quan, đơn vị đó. Đồng thời, tên doanh nghiệp tuyệt đối không được chứa đựng các từ ngữ, hình ảnh hoặc ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức xã hội của dân tộc. Nhờ sự đồng hành và thẩm định từ một luật sư riêng, các sáng lập viên có thể đánh giá toàn diện tính khả thi của tên gọi dự kiến, kịp thời điều chỉnh những chi tiết nhạy cảm trước khi nộp hồ sơ chính thức.

2. Quy chuẩn đặt tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt của doanh nghiệp

Bên cạnh tên tiếng Việt bắt buộc, công ty cổ phần có quyền đăng ký bổ sung tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt để phục vụ cho các chiến lược mở rộng thị trường và hợp tác quốc tế. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những ngôn ngữ nước ngoài sử dụng hệ chữ La-tinh. Khi tiến hành dịch thuật, phần tên riêng của doanh nghiệp có thể lựa chọn giữ nguyên cách phát âm nguyên bản hoặc dịch tương đương theo ngữ nghĩa sang ngôn ngữ đích. Một nguyên tắc hiển thị quan trọng theo quy định là tên bằng tiếng nước ngoài bắt buộc phải được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt khi thể hiện tại trụ sở chính, các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc trên các ấn phẩm, tài liệu giao dịch chính thức của công ty.

Đối với tên viết tắt, công ty có thể lựa chọn rút gọn từ tên tiếng Việt hoặc rút gọn từ tên bằng tiếng nước ngoài đã đăng ký. Việc sở hữu một tên viết tắt ngắn gọn, dễ nhớ sẽ tạo điều kiện vô cùng thuận lợi trong các hoạt động truyền thông, ký kết hợp đồng kinh tế và xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu. Tuy vậy, tên viết tắt cũng phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc không gây trùng lặp hay nhầm lẫn với tên viết tắt của các tổ chức kinh tế khác đã đăng ký từ trước. Việc đăng ký đồng bộ cả tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt sẽ tạo nên một bộ nhận diện pháp lý hoàn chỉnh cho công ty cổ phần.

3. Quản trị rủi ro xung đột giữa tên doanh nghiệp và nhãn hiệu độc quyền

Một cạm bẫy pháp lý đặc biệt nghiêm trọng mà rất nhiều nhà khởi nghiệp vô tình vướng phải là sự nhầm lẫn giữa giá trị pháp lý của tên doanh nghiệp và quyền sở hữu nhãn hiệu độc quyền. Khi doanh nghiệp được Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, điều đó chỉ đồng nghĩa với việc tên gọi của bạn không bị trùng lặp trong hệ thống đăng ký kinh doanh tại thời điểm cấp phép. Quyết định hành chính này hoàn toàn không đồng nghĩa với việc tên riêng của công ty đã đương nhiên được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ trên thị trường.

Nếu phần tên riêng của doanh nghiệp trùng hoặc tương tự gây nhầm lẫn với một nhãn hiệu kinh doanh của đơn vị khác đã được cấp văn bằng bảo hộ độc quyền tại Cục Sở hữu trí tuệ, doanh nghiệp mới thành lập vẫn phải đối mặt với nguy cơ bị khởi kiện về hành vi xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp. Khi bị cơ quan chức năng kết luận vi phạm, công ty không chỉ bị xử phạt vi phạm hành chính, buộc phải tiêu hủy toàn bộ bao bì, biển hiệu mang tên vi phạm mà còn bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi tên doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Để phòng tránh triệt để thảm họa truyền thông và tổn thất tài chính này, việc tham vấn một luật sư riêng ngay từ giai đoạn đặt tên sẽ giúp doanh nghiệp tiến hành tra cứu chuyên sâu trên cả hai hệ thống dữ liệu: hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia và cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của cơ quan quản lý sở hữu trí tuệ.Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức.Quý vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.