Quy định về biên bản và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông

1. Yêu cầu nội dung và hình thức của biên bản họp

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi hình, lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và bao gồm các nội dung cốt lõi: Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; Thời gian và địa điểm họp; Chương trình và nội dung cuộc họp; Họ, tên chủ tọa và thư ký; Tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp; Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Chủ tọa và thư ký cuộc họp phải ký tên vào biên bản. Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định. Để đảm bảo biên bản không bị bắt lỗi về mặt hình thức, sự hỗ trợ từ luật sư riêng trong việc soạn thảo và rà soát biên bản trực tiếp tại cuộc họp là vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp.

2. Hiệu lực pháp lý và đăng ký ban hành nghị quyết

Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông có hiệu lực kể từ ngày được thông qua hoặc từ ngày có hiệu lực ghi tại nghị quyết đó. Các nghị quyết được thông qua bằng 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi trình tự và thủ tục triệu tập, tiến hành họp không được thực hiện đúng như quy định. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông hoặc đăng tải trên trang thông tin điện tử của công ty.

Trường hợp cổ đông, nhóm cổ đông yêu cầu Tòa án hoặc Trọng tài hủy bỏ nghị quyết Đại hội đồng cổ đông do vi phạm trình tự, thủ tục hoặc nội dung, nghị quyết đó vẫn tiếp tục có hiệu lực thi hành cho đến khi quyết định hủy bỏ của Tòa án hoặc Trọng tài có hiệu lực. Việc ban hành nghị quyết ĐHĐCĐ đúng quy chuẩn và tuân thủ biên bản họp giúp doanh nghiệp củng cố tính hợp pháp trong mọi hoạt động kinh doanh, tạo sự tin tưởng tuyệt đối cho các cổ đông và đối tác tác tác kinh doanh.

Lập biên bản và ban hành nghị quyết Đại hội đồng cổ đông chuẩn xác là bảo chứng cho tính hợp pháp của các quyết định quản trị. Doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng khâu kỹ thuật pháp lý này.Bài viết chỉ mang tính tham khảo, không phải văn bản tư vấn pháp lý chính thức.Quý vị nếu có vướng mắc có liên quan, có thể liên hệ với các luật sư giàu kinh nghiệm của Công ty Luật TNHH Everest để được hỗ trợ. Hotline: (024) 66.527.527, Email: info@everest.org.vn hoặc Trực tiếp tại các văn phòng của Công ty Luật TNHH Everest.