Nội quy lao động – Công cụ pháp lý hữu hiệu của mỗi doanh nghiệp

0
749
5/5 - (5 bình chọn)

Nội quy lao động hiểu đơn giản là bản quy tắc xử sự nội bộ, chi tiết về trách nhiệm, nghĩa vụ, kỷ luật của người lao động và người sử dụng lao động trong mỗi doanh nghiệp. Nội quy lao động của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người lao động khi tham gia quan hệ lao động.

Bài viết được thực hiện bởi: Luật sư Nguyễn Thị Yến – Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198

– Nội quy lao động của doanh nghiệp và tầm quan trọng 

Nội quy lao động

Pháp luật hiện hành không định nghĩa cụ thể thế nào là nội quy lao động. Theo quy định tại Bộ luật Lao động năm 2019 và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, nội quy lao động được hiểu là văn bản do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc xử sự mà người lao động có trách nhiệm phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động nhằm xác lập trật tự lao động, chuẩn mực chung trong một doanh nghiệp.

Việc xây dựng nội quy lao động không phải hoàn toàn dựa trên mong muốn của doanh nghiệp, mà đòi hỏi phải tuân theo các quy định pháp luật có liên quan.

Tầm quan trọng của nội quy lao động

Nội quy lao động góp phần chuẩn hóa các hành vi, quan hệ ứng xử trong cơ quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp. Khi biết rõ nhiệm vụ của mình và những chế tài đã được quy định, người lao động sẽ hạn chế vi phạm, góp phần nâng cao năng suất lao động. Đồng thời, nội quy lao động là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với những người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Người sử dụng lao động chỉ được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm được quy định trong nội quy lao động. Như vậy, nội quy lao động không chỉ cần thiết cho đơn vị sử dụng lao động mà còn có ý nghĩa thiết thực với chính bản thân người lao động. 

Nội quy lao động là căn cứ để xử lý kỷ luật lao động

Để kỷ luật trong đơn vị mình được đảm bảo, doanh nghiệp phải xây dựng và đăng ký nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, trong đó phải liệt kê đầy đủ toàn bộ các hành vi vi phạm cùng hình thức xử phạt tương ứng. Khi xây dựng nội quy lao động, tùy vào thực tế hoạt động của đơn vị mình, doanh nghiệp cần phải quy định cụ thể tất cả các hành vi vi phạm có thể xảy ra tại doanh nghiệp, các hành vi vi phạm tương ứng đối với từng hình thức xử lý kỷ luật, nếu không thì doanh nghiệp khó có thể xử lý kỷ luật người lao động.

Doanh nghiệp chỉ được quyền xử lý kỷ luật nếu họ có hành vi vi phạm được quy định cụ thể trong nội quy lao động. Bộ luật Lao động năm 2019 đã quy định cấm xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động có hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động hoặc không thỏa thuận trong hợp đồng lao động đã giao kết hoặc pháp luật về lao động không có quy định. (Khoản 3 điều 127). Do đó, khi soạn thảo về hành vi vi phạm kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất, doanh nghiệp phải quy định các hành vi vi phạm có thể xảy ra tại doanh nghiệp cũng như mức độ xử lý với từng hành vi vi phạm

– Mọi doanh nghiệp đều phải ban hành nội quy lao động 

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật lao động năm 2019, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động. Nội quy lao động có thể lập dưới hình thức: bằng lời nói hoặc văn bản. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Riêng đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản (Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP)

Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc. Mỗi doanh nghiệp được lựa chọn các hình thức thông báo nội quy lao động đến người lao động, ví dụ: (i) Niêm yết công khai tại nơi làm việc; (ii) Thông báo tại các cuộc họp, các cuộc đối thoại giữa người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động; (iii) Thông báo bằng văn bản cho tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở để thông báo đến người lao động; (iv) Thông báo trên hệ thống thông tin nội bộ; (v) Hình thức khác mà pháp luật không cấm. 

Lưu ý: Nội dung chính của nội quy lao động phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc, như lối ra vào nơi làm việc của người lao động, hành lang cầu thang chính, cửa chính vào khu sản xuất, hội trường,…

– Nội dung chủ yếu của nội quy lao động

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:

(1) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

(2) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

(3) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

(4) Quy định về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

(5) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

(6) Các trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

(7) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

(8) Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

(9) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Lưu ý: Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

So với Bộ luật Lao động năm 2012, từ 01/01/2021, nội quy lao động cần bổ sung ba nội dung mới là: (4) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; (6) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động; (9) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

– Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động 

Theo quy định tại Điều 119 Bộ luật lao động năm 2019, người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh, cụ thể là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì Sở Lao động – Thương binh và Xã hội thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Trường hợp doanh nghiệp có các chi nhánh, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt chi nhánh, cơ sở sản xuất, kinh doanh.

Về hiệu lực của nội quy lao động: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động.

– Doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động bị xử phạt hành chính

Người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau: (i) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên; (ii) Không đăng ký nội quy lao động với cơ quan chuyên trách; (iii) Sử dụng nội quy lao động chưa có hoặc đã hết hiệu lực bị xử phạt hành chính từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (Khoản 2 Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP).

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng nếu không thông báo công khai hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

– Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

TRẢ LỜI

Vui lòng nhập bình luận của bạn!
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây