Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, “trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Như vậy, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp:
- Có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên đường, phường (xã), quận (huyện), thành phố trực thuộc trung ương. Số nhà không đang tranh chấp chủ quyền
- Doanh nghiệp phải thông báo thời gian mở cửa tại trụ sở chính với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Cơ quan nhà nước liên hệ với doanh nghiệp bằng đường công văn luôn gửi trực tiếp về địa chỉ trụ sở chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để không bị thất lạc công văn gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với cơ quan nhà nước.
Một số doanh nghiệp lách luật để đăng ký tại chung cư để giá thuê nhà vừa rẻ lại vừa sạch sẽ và yên tĩnh. Tuy nhiên, pháp luật không cho phép đặt địa chỉ trụ sở chính tại chung cư bởi các căn hộ này không có chức năng kinh doanh. Doanh nghiệp không phát hành được hóa đơnn và hoạt động sẽ gặp khó khăn khi cơ quan quản lý phường/ xã kiểm tra thực địa.
Theo Điều 3, Điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể. Bởi nhà chung cư và nhà tập thể được thiết kế và xây dựng nhằm mục đích làm nhà ở, không có chức năng kinh doanh. Pháp luật về quản lý sử dụng nhà chung cư không cho phép chủ sở hữu nhà ở sử dụng hoặc cho người khác sử dụng phần sở hữu riêng trái mục đích quy định.
Ngoài ra, việc sử dụng văn phòng, cơ sở sản xuất, kinh doanh xen lẫn với nhà ở gây xáo trộn, mất trật tự và ảnh hưởng trực tiếp đến sinh hoạt của các hộ dân sống ở các nhà chung cư. Do đó, nếu doanh nghiệp sử dụng cho mục đích làm trụ sở, văn phòng là không phù hợp với mục đích xây dựng và sử dụng, nếu doanh nghiệp cố tình đặt trụ sở tại đó thì trong bước đầu thành lập doanh nghiệp chắc sẽ không thành công và hồ sơ sẽ bị trả về và khi đó cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Đối với nhà chung cư hỗn hợp, tức cấu trúc và chức năng tòa nhà được xây dựng có mục đích sử dụng hỗn hợp vừa để ở và vừa để cho thuê văn phòng kinh doanh thì doanh nghiệp có thể đặt trụ sở tại chung cư đó trong một số trường hợp nhất định, cần liên hệ với chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu yêu cầu cung cấp giấy tờ cần thiết thể hiện mục đích sử dụng của phần diện tích chung cư có chức năng cho thuê văn phòng hay không.
Doanh nghiệp cũng cần lưu ý, nhiều ngành nghề kinh doanh phải có giấy phép con trước khi doanh nghiệp hoạt động. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép. Ví dụ: Giấy phép kinh doanh những ngành nghề như sản xuất, chế biến, nuôi trồng… thì doanh nghiệp không được đặt trụ sở chính tại khu dân cư, trung tâm thành phố mà chỉ đặt ở các vùng lân cận, xa khu dân cư.
Nếu muốn đặt trụ sở chính trong thành phố, thì doanh nghiệp chỉ được buôn bán, trao đổi, trưng bày sản phẩm, và doanh nghiệp phải thành lập chi nhánh/địa điểm kinh doanh tại các vùng lân cận để thực hiện công việc chế biến, sản xuất và nuôi trồng…của doanh nghiệp để tránh gây ô nhiễm, ảnh hưởng đến đời sống đô thị.
Thực tế hiện nay, có nhiều doanh nghiệp khi thành lập để thuận tiện trong việc đặt in hóa đơn và các thủ tục khác sau thành lập doanh nghiệp đã đặt trụ sở tại địa chỉ được luật cho phép, không phải nhà chung cư hay nhà tập thể, nhưng lại không hề hoạt động tại đó, địa chỉ đó chỉ hoạt động trên lý thuyết, còn thực tế vẫn có nhiều doanh nghiệp hoạt động tại nhà ở là chung cư hoặc tập thể để thuận lợi hơn trong hoạt động theo dõi và quản lý.
Hậu quả, việc thành lập doanh nghiệp không thành, mất thời gian và phải bỏ qua nhiều cơ hội bởi doanh nghiệp đã phạm vào điều pháp luật cấm.
Việc doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt tiền, “Từ 1.000.000 – 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây: (i) Kê khai địa chỉ trụ sở không có thật trên bản đồ hành chính; (ii) Kê khai trụ sở nhưng thực tế không giao dịch tại trụ sở đó; (iii) Kê khai địa chỉ trụ sở mà không thuộc quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hợp pháp của mình; (iv) Kê khai không trung thực, không chính xác nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nơi ở hiện tại, nơi tạm trú của những người quản lý doanh nghiệp”.
Một số doanh nghiệp khi thành lập cũng thắc mắc: Một địa chỉ có thể đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp không? Điều này là hoàn toàn có thể, nhất là trên thực tế xuất hiện các tòa nhà văn phòng là nơi đặt trụ sở của nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi có cùng địa chỉ trên, các doanh nghiệp có phải có các thông tin bổ sung như tầng, số phòng… để phân biệt với trụ sở của doanh nghiệp khác.
Doanh nghiệp nên lựa chọn trụ sở ổn định lâu dài. Bởi, trụ sở chính liên quan đến việc đặt in hóa đơn sau khi doanh nghiệp được thành lập. Hóa đơn là vấn đề đặc biệt quan trọng trong quá trình thu hồi công nợ và triển khai kinh doanh. Thông tin địa chỉ trụ sở công ty sẽ được ghi nhận trên hóa đơn. Do đó nên lựa chọn trụ sở ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi hoặc điều chỉnh hóa đơn.
Ngoài ra, để tránh mất thời gian suy nghĩ đưa ra quyết định đặt trụ sở công ty, tìm ra trụ sở đẹp, đúng pháp luật, thuận lợi trong kinh doanh, không phải thay đổi trụ sở hay gặp rủi ro sau này, Doanh nghiệp có thể cần sáng suốt, tham khảo sự tư vấn của Luật sư chuyên về Pháp luật kinh tế tư vấn ngay từ ban đầu để quá trình thành lập doanh nghiệp được thực hiện thành công.
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm