Nghề thư ký - Kỹ năng và thách thức

Bởi Lê Thị Linh Chi - 05/10/2023
view 0
comment-forum-solid 0
Thư ký giám đốc đang là một trong những ngành có nhu cầu nhân sự khá cao. Đây là người trợ giúp cho lãnh đạo trong việc xử lý các công việc hằng ngày, công việc này không chỉ đòi hỏi sự năng động mà còn đòi hỏi sự tinh tế, khéo léo trong giao tiếp.

1- Thách thức của nghề thư ký hiện nay

(i) Thư ký là nghề cần có nhiều mối quan hệ

Làm thư ký, bạn sẽ có cơ hội để thiết lập cho mình rất nhiều mối quan hệ thú vị. Bạn cần thay mặt cho lãnh đạo của mình liên lạc, sắp xếp các cuộc hẹn cũng như gặp gỡ các vị khách quan trọng trong công việc, tham gia hội nghị hội thảo lớn. Những lần tiếp xúc làm việc như vậy sẽ tạo ra tổng thể những mối quan hệ rộng cần thiết cho công việc của bạn.

(ii) Thư ký là nghề đòi hỏi kiến thức tổng hợp

Không chỉ cần có quan hệ rộng, muốn trở thành thư ký giỏi, bạn còn cần trau dồi kiến thức tổng hợp trên mọi phương diện. Nếu bạn là thư ký cho các công ty tài chính - kế toán, bạn nhất định phải có sự am hiểu về kiến thức của ngành này, đây là yêu cầu nhất thiết để đảm bảo bạn sẽ nắm rõ các thủ tục, điều luật để vận hành công việc trôi chảy và tránh những tổn thất dù là nhỏ nhất cho công ty.   

Ngoài ra, với đặc trưng công việc cần giao thiệp, tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, nghề thư ký đòi hỏi bạn cần am hiểu văn hóa giao tiếp, có kỹ năng ứng xử tinh tế để giải quyết nhiều vấn đề phát sinh đột xuất.

(iii) Thư ký là nghề có nhiều áp lực

Khối lượng công việc của một người thư ký phải đảm nhiệm là rất nhiều, từ những việc nội bộ công ty như quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện cho đến những việc đối ngoại như quan hệ khách hàng, hay thủ tục kinh doanh, thư ký phải là người nắm rõ trong lòng bàn tay để kịp thời tham mưu và trợ giúp cho lãnh đạo.

Nếu không có bản lĩnh và kỹ năng tốt, bạn sẽ rất dễ mắc sai lầm. Bên cạnh đó, thư ký còn là chuẩn mực để các nhân viên trong công ty nhìn vào, vì vậy người thư ký phải làm việc xuất sắc để vừa có thể thuyết phục các nhân viên khác, vừa hoàn thành nhiệm vụ mà lãnh đạo giao phó.

(iv) Thư ký là nghề của những người năng động

Nghề Thư ký đòi hỏi kỹ năng giao tiếp tốt và sự nhanh nhẹn hoạt bát. Tùy vào từng trường hợp và đối tượng khác nhau mà có cách cư xử linh hoạt.

Thư ký đang dần trở trở thành nghề đứng đầu về thu nhập với cơ hội thăng tiến tốt. Tuy nhiên, đánh đổi lại, công việc này yêu cầu khắt khe về kỹ năng ứng xử - quan hệ xã hội cùng với sự hiểu biết tổng hợp ở nhiều lĩnh vực và khía cạnh xã hội khác nhau. 

Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý từ xa của Công ty Luật TNHH Everest

2- Kỹ năng cần có cho công việc thư ký 

Có những doanh nghiệp sẽ yêu cầu thẳng thắn về yếu tố ngoại hình ở một thư ký. Thật ra, bạn không cần phải sở hữu gương mặt như hoa khôi, mà cần thể hiện tác phong gọn gàng, lịch sự.

Thế nhưng, ngoại hình không là yếu tố duy nhất. Các kỹ năng khác mà công việc này đòi hỏi ở một thư kí là gì?

(a) Kỹ năng nghiệp vụ

Phải làm nhiều đầu việc khác nhau như sắp xếp và quản lý; tiếp nhận và xử lý thông tin; đón tiếp khách hàng; sắp xếp chuyến đi công tác;… nên công việc thư ký đòi hỏi kỹ năng nghiệp vụ tốt để đảm nhiệm các công việc thật chu đáo. 

(b) Kỹ năng tin học, sử dụng vi tính 

Công việc của thư ký đòi hỏi bạn phải soạn thảo, lưu trữ rất nhiều hồ sơ quan trọng trên máy tính. Thế nên, thư ký văn phòng cần biết cách sử dụng các phần mềm tin học văn phòng ở mức căn bản.

Sự thuần thục trong việc sử dụng công nghệ sẽ giúp bạn ghi điểm cộng trong mắt các sếp. 

(c) Kỹ năng quản lý và sắp xếp

Đóng vai trò “cầu nối” và hỗ trợ công việc cho các đơn vị, cá nhân khác nhau, thư ký văn phòng cần kỹ năng quản lý tốt để có thể sắp xếp luồng công việc một cách trơn tru.

Đơn cử như khi cần đặt phòng nơi ở cho chuyến công tác của sếp, thư ký cần quản lý mọi khâu trước – trong – sau khi hoàn trả phòng.

(d) Khả năng ngoại ngữ tốt

Do tính chất công việc phải đón tiếp rất nhiều khách hàng của sếp, đặc biệt biệt là khách nước ngoài. Vì lẽ đó, ngành thư ký văn phòng yêu cầu bạn sở hữu khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin chính xác, mạch lạc, rõ ràng.

(e) Tính tỉ mỉ trong công việc

Câu nói “sai một ly, đi một dặm” hoàn toàn đúng với công việc thư ký văn phòng hay thư ký giám đốc. Một lỗi sai sót nhỏ trong tài liệu, hợp đồng, hồ sơ,… cũng sẽ khiến các bên liên quan mất thêm nhiều thời gian để chỉnh sửa.

Sẽ ra sao nếu một thư ký truyền đạt không đúng thông tin trong một buổi họp và từ đó khiến mọi người hiểu sai về buổi họp ấy?

Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest

3- Làm thư ký nên học ngành nào

Thành thật mà nói, ở Việt Nam chưa có ngành đặc thù nào đào tạo công việc thư ký văn phòng. Đây không phải là một công việc quá đặc thù, mà đòi hỏi bạn khá nhiều kỹ năng mềm để ứng dụng trong công việc: tính nhanh nhạy, linh hoạt; khả năng sắp xếp và quản lý; tính cẩn thận và tỉ mỉ;… Nếu bạn muốn trở thành một thư ký, bạn hoàn toàn có thể làm nhiều ngành khác nhau để học hỏi các kỹ năng mềm từ công việc ấy. Từ đó áp dụng chúng vào công việc thư ký một cách dễ dàng.

4- Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

(i) Bài viết trong lĩnh vực doanh nghiệp nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, Quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.net.vn.

 

TVQuản trị viênQuản trị viên

Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm

Trả lời.
Thông tin người gửi
Bình luận
Nhấn vào đây để đánh giá
024 66 527 527
1.45206 sec| 1022.477 kb