Thư ký dự án (Project Secretary) là người hỗ trợ hành chính cho nhóm dự án bao gồm các công việc như chuẩn bị và sắp xếp giấy tờ, đặt hàng, lập và xử lý hóa đơn, v.v. Phần lớn thời gian thư ký dự án sẽ làm việc tại văn phòng, vào giai đoạn dự án gấp rút hoàn thành thư ký dự án sẽ phải tăng ca để đảm bảo hoàn thành công việc.
(i) Quản lý tài liệu: Một trong những công việc đầu tiên của thư ký dự án là quản lý tài liệu. Lưu trữ tài liệu quan trọng bao gồm hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng, v.v một cách ngăn nắp, đảm bảo an toàn, dễ dàng tìm lại khi cần là một nhiệm vụ rất quan trọng của thư ký dự án.
(ii) Đặt hàng thiết bị: Liên hệ với các nhà bán, đơn vị cung cấp thiết bị mà dự án cần sử dụng như: máy tính, đồ dùng văn phòng phẩm, v.v là nhiệm vụ tiếp theo mà thư ký dự án đảm nhận.
(iii) Trả lời thư và các cuộc gọi đến:
Một nhiệm vụ quan trọng tiếp theo mà thư ký dự án đảm nhận là trả lời các cuộc gọi đến, email, v.v. Họ là đầu mối liên lạc giữa doanh nghiệp với các đối tác liên quan đến dự án như nhà thầu, đơn vị cung cấp nguyên vật liệu, v.v. Khi thực hiện công việc này, yêu cầu thư ký dự án phải giữ tác phong chuyên nghiệp, chỉnh chu.
(iv) Xử lý hóa hơn: Thư ký dự án cũng là người thực hiện xử lý hóa đơn với khách hàng, đơn vị thầu, nhà cung cấp nguyên vật liệu, v.v bao gồm việc lập và xử lý hóa đơn được trả đúng thời hạn.
(v) Tổ chức các cuộc họp: Sắp xếp và chuẩn bị các cuộc họp của công ty là một nhiệm vụ vô cùng quan trọng mà mọi thư ký dự án đều phải thực hiện, bao gồm việc quản lý lịch trình cuộc họp/sự kiện và báo đến thành viên tham gia.
Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý từ xa của Công ty Luật TNHH Everest
(i) Kỹ năng tin học văn phòng
Thành thạo kỹ năng sử dụng các công cụ tin học văn phòng là một yêu cầu vô cùng cơ bản đối với mọi người lao động, đặc biệt với thư ký dự án. Thư ký dự án đảm nhận nhiều công việc cần phải thao tác trên các phần mềm tin học văn phòng, do đó kỹ năng này đóng vai trò vô cùng quan trọng.
(ii) Kỹ năng giao tiếp
Trong bất kể nghề nghiệp nào, người lao động có kỹ năng giao tiếp tốt được xem là một lợi thế cực kỳ lớn trong công việc; thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đồng nghiệp, lãnh đạo; v.v.
Tính chất công việc của một thư ký dự án thường phải tiếp xúc nhiều với đối tác, cấp trên, khách hàng, v.v. Vậy nên, khả năng giao tiếp tốt được xem làm một yêu cầu bắt buộc với một thư ký dự án.
(iii) Kỹ năng quản lý thời gian
Không chỉ riêng khả năng quản lý thời gian biểu của bản thân, thư ký dự án còn chịu trách nhiệm quản lý thời gian của người quản lý, bao gồm nhiều công việc như theo dõi lịch họp thường xuyên, lịch công tác, v.v.
(v) Kỹ năng tổ chức
Thư ký dự án là người chịu trách nhiệm trong việc tổ chức các cuộc họp của công ty (nội bộ hoặc với đối tác, khách hàng) cũng như việc quản lý hồ sơ. Bởi vậy, khả năng tổ chức tốt sẽ giúp thư ký tổ chức thực hiện các công việc này một cách dễ dàng, khoa học.
(vi) Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc
Sắp xếp công việc hợp lý là một yêu cầu quan trọng mà thư ký dự án cần có. Bạn cần biết sắp xếp ưu tiên công việc nào cần phải thực hiện trước, đảm bảo không làm chậm tiến độ của công việc.
(vii) Kỹ năng giải quyết vấn đề
Trong quá trình làm việc, đôi khi chúng ta phải bất đắc dĩ gặp những phát sinh không đáng có. Các vấn đề này có thể gây ảnh hưởng đến công việc của bạn, thậm chí là hiệu quả công việc của toàn dự án, công ty. Điều này, đòi hỏi thư ký dự án phải là người nhạy bén, nhanh chóng phát hiện vấn đề và đưa ra hướng giải quyết kịp thời.
(viii) Một vài yêu cầu khác: Để trở thành một thư ký dự án, ngoài những yêu cầu về kỹ năng kể trên bạn có thêm một vài yêu cầu khác như:
- Tốt nghiệp tối thiểu trình độ đại học các chuyên ngành như quản trị kinh doanh, kinh tế, v.v
- Có kinh nghiệm tại vị trí tương đương trong tối thiểu 6 tháng
- Hiểu biết về lĩnh vực của dự án
- Ngoại hình sáng là một lợi thế lớn.
Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest
Mức lương của thư ký dự án có cao không? Đây là một trong những câu hỏi được nhiều bạn đang tìm hiểu về công việc này quan tâm nhiều nhất. Nhìn chung, tính chất công việc của thư ký dự án không quá vất vả nhưng mức lương của thư ký dự án cũng được đánh giá tương đối cao so với các nhân viên bàn giấy khác. Theo đó, mức lương trung bình của một thư ký dự án dao động trong khoảng từ 9 -13 triệu đồng/tháng. Bên cạnh đó, họ còn nhận được các chế độ đãi ngộ khác của doanh nghiệp, v.v.
Tuy nhiên, để xác định một con số chính xác mức lương của thư ký dự án sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như: trình độ năng lực, nơi làm việc, địa điểm làm việc, tính chất công việc, v.v.
(i) Bài viết trong lĩnh vực doanh nghiệp nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, Quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.net.vn.
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm