Khi nào đóng dấu giáp lai vào văn bản?

Luật sư trả lời

Theo Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 về công tác văn thư, việc đóng dấu được quy định như sau:

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

- Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định: Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Tại điểm b khoản 3 Điều 20 Nghị định số 23/2015 ngày 16/2/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định: Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Với bản sao có từ 2 trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai...

Khoản 2 Điều 13 Thông tư số 01/2011 ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cũng quy định: "Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 trang văn bản".

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai tùy thuộc vào tính chất văn bản, quy định của pháp luật cũng như quy định của các cơ quan quản lý ngành riêng.

Dấu giáp lai thường được sử dụng tại các văn bản, hợp đồng, các loại giấy tờ,... có từ hai trang trở lên đối với văn bản in một mặt và từ ba trang trở lên đối với văn bản in hai mặt.

Việc đóng dấu giáp lai nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu được trình hoặc được nộp trong quá trình giao kết hợp đồng hoặc trong quá trình nộp hồ sơ tài liệu cho các cơ quan chức năng của nhà nước. Việc đóng giấu giáp lai góp phần đảm bảo sự khách quan của tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch kết quả đã thể hiện trong văn bản trước đó.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật dân sự được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật:1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.