Lập vi bằng là một trong những hoạt động chính của Thừa phát lại. Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 quy định về tổ chức và hoạt động của Thừa phát lại. Vi bằng là nguồn nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật.
Bài viết được thực hiện bởi: Chuyên viên Nguyễn Thị Ngân - Công ty Luật TNHH Everest - Tổng đài tư vấn (24/7): 1900 6198
Khoản 3 Điều 2 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020 quy định: "Vi bằng là văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi có thật do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến, lập theo yêu cầu của cá nhân, cơ quan, tổ chức theo quy định của Nghị định này".
Hiểu theo cách thông thường, vi bằng là một tài liệu bằng văn bản có hình ảnh, video, âm thanh kèm theo (nếu cần thiết). Trong đó, Thừa phát lại sẽ mô tả, ghi nhận lại hành vi, sự kiện mà đích thân Thừa phát lại chứng kiến một cách trung thực, khách quan. Tài liệu này có giá trị chứng cứ nếu các bên có phát sinh tranh chấp liên quan đến sự kiện, hành vi lập vi bằng.
Vậy, có thể thấy vi bằng và việc lập vi bằng của Thừa phát lại có một số đặc điểm, yêu cầu sau:
(i) Hình thức của vi bằng là văn bản. Văn bản này phải do chính thừa phát lại lập, họ không được ủy quyền hay nhờ người khác lập và ký tên thay mình trên vi bằng;
(ii) Việc lập vi bằng phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về hình thức và nội dung của văn bản;
(iii) Vi bằng ghi nhận các sự kiện, hành vi do thừa phát lại trực tiếp chứng kiến; đó là kết quả của quá trình quan sát trực quan và được phản ánh một cách khách quan, trung thực trong một văn bản do thừa phát lại lập;
(iv) Vi bằng do thừa phát lại lập theo đúng trình tự, thủ tục quy định của pháp luật được xem là chứng cứ và có giá trị chứng minh;
(v) Vi bằng có thể được sao chép và được sử dụng làm chứng cứ lâu dài. Việc vào sổ theo dõi, lưu trữ vi bằng phải tuân thủ các quy định về bảo mật và lưu trữ.
Theo Điều 36 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP ngày 08/01/2020, vi bằng có giá trị pháp lý là nguồn nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính theo quy định của pháp luật. Đồng thời là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Trong quá trình đánh giá, xem xét giá trị chứng cứ của vi bằng, nếu thấy cần thiết, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân có thể triệu tập Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để làm rõ tính xác thực của vi bằng. Thừa phát lại, cơ quan, tổ chức, cá nhân khác phải có mặt khi được Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân triệu tập.
Lưu ý: Vi bằng không thay thế văn bản công chứng, văn bản chứng thực, văn bản hành chính khác.
Thứ nhất, lập vi bằng khi giao dịch đối với bất động sản
Đối với bất động sản có các loại vi bằng cơ bản như:
(i) Ghi nhận sự kiện, hành vi liên quan đến bất động sản: bao gồm ghi nhận việc giao nhận tiền khi mua bán tài sản, ghi nhận việc đặt cọc để chuyển nhượng bất động sản, ghi nhận quá trình thực hiện các cam kết, nội dung trong giao dịch bất động sản…
(ii) Ghi nhận hiện trạng của bất động sản như: ghi nhận tình trạng nhà liền kề trước khi xây dựng công trình; ghi nhận tình trạng nhà trước khi cho thuê nhà; ghi nhận tình trạng nhà khi mua nhà; ghi nhận tình trạng nhà đất bị lấn chiếm; ghi nhận việc chiếm giữ nhà, trụ sở, tài sản khác trái pháp luật….
Thứ hai, vi bằng xác nhận tình trạng tài sản trước khi ly hôn, thừa kế
Thực tế cho thấy, vướng mắc trong giải quyết tranh chấp về ly hôn hay thừa kế đa số xuất phát từ tranh chấp tài sản. Hiện nay, rất nhiều Tòa án khuyến khích đương sự thỏa thuận về việc xác lập vi bằng tình trạng tài sản, phân chia tài sản trong quá trình giải quyết ly hôn hoặc thừa kế để giảm bớt thời gian, chi phí cho đương sự.
Thứ ba, lập vi bằng trong hoạt động của doanh nghiệp
Hiện nay, cơ cấu và tổ chức hoạt động của doanh nghiệp được điều chỉnh bởi Luật doanh nghiệp và điều lệ doanh nghiệp là chủ yếu. Hoạt động tổ chức cuộc họp của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị thường xuyên diễn ra, quyết định những vấn đề quan trọng trong hoạt động quản trị, điều hành. Việc lập vi bằng xác nhận việc tổ chức cuộc họp quan trọng là cần thiết.
Thứ tư, vi bằng trong hoạt động xây dựng, thương mại khác
Một số hoạt động khác được khuyến khích xác lập vi bằng như xác nhận sự chậm trễ trong thi công công trình; xác nhận tình trạng công trình khi nghiệm thu; xác nhận việc giao hàng kém chất lượng; xác nhận hành vi cạnh tranh không lành mạnh,...
Thừa phát lại được quyền từ chối lập vi bằng trong các trường hợp sau đây:
(i) Vi phạm quy định về bảo đảm an ninh, quốc phòng.
(ii) Vi phạm đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, trái đạo đức xã hội.
(iii) Xác nhận nội dung, việc ký tên trong hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định thuộc phạm vi hoạt động công chứng, chứng thực; xác nhận tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt; xác nhận chữ ký, bản sao đúng với bản chính.
(iv) Ghi nhận sự kiện, hành vi để chuyển quyền sử dụng, quyền sở hữu đất đai, tài sản không có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật.
(v) Ghi nhận sự kiện, hành vi để thực hiện các giao dịch trái pháp luật của người yêu cầu lập vi bằng.
(vi) Ghi nhận sự kiện, hành vi của cán bộ, công chức, viên chức, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân, sĩ quan, hạ sĩ quan, chiến sĩ trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân đang thi hành công vụ.
(vii) Ghi nhận sự kiện, hành vi không do Thừa phát lại trực tiếp chứng kiến.
(viii) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
Bước 1: Cá nhân, tổ chức nộp hồ sơ tới Văn phòng thừa phát lại, hồ sơ gồm: giấy tờ tùy thân của cá nhân có yêu cầu hoặc được ủy quyền yêu cầu lập vi bằng; các giấy tờ liên quan đến yêu cầu lập vi bằng.
Bước 2: Kí hợp đồng dịch vụ lập vi bằng: Cá nhân, tổ chức yêu cầu lập vi bằng phải thỏa thuận với Trưởng văn phòng Thừa phát lại về việc lập vi bằng với các nội dung chủ yếu sau: (i) Nội dung cần lập vi bằng; (ii) Địa điểm, thời gian lập vi bằng; (iii) Chi phí lập vi bằng; (iv) Các thỏa thuận khác, nếu có.
Bước 3: Tiến hành lập vi bằng theo thời gian, địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng dịch vụ lập vi bằng.
Thừa phát lại phải trực tiếp chứng kiến, lập vi bằng và chịu trách nhiệm trước người yêu cầu và trước pháp luật về vi bằng do mình lập. Trong trường hợp cần thiết, Thừa phát lại có quyền mời người làm chứng chứng kiến.
Người yêu cầu phải cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin, tài liệu liên quan đến việc lập vi bằng (nếu có) và chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin, tài liệu cung cấp. Thừa phát lại phải giải thích rõ cho người yêu cầu về giá trị pháp lý của vi bằng. Người yêu cầu phải ký hoặc điểm chỉ vào vi bằng.
Vi bằng phải được Thừa phát lại ký vào từng trang, đóng dấu Văn phòng Thừa phát lại và ghi vào sổ vi bằng được lập theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định.
Cuối cùng, vi bằng phải được gửi cho người yêu cầu và được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại theo quy định của pháp luật về lưu trữ như đối với văn bản công chứng.
Trước hết, chi phí lập vi bằng do người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại thỏa thuận theo công việc thực hiện hoặc theo giờ làm việc và phải được ghi nhận trong hợp đồng.
Văn phòng Thừa phát lại quy định và phải niêm yết công khai chi phí, trong đó xác định rõ mức tối đa, mức tối thiểu, nguyên tắc tính.
Trên cơ sở chi phí đã niêm yết, người yêu cầu và Văn phòng Thừa phát lại có thể thỏa thuận thêm về chi phí thực hiện theo công việc hoặc theo giờ làm việc và các khoản chi phí thực tế phát sinh bao gồm: Chi phí đi lại; phí dịch vụ cho các cơ quan cung cấp thông tin; chi phí cho người làm chứng, người tham gia hoặc chi phí khác (nếu có).
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm