Hiểu một cách đơn giản, thư ký là người thực hiện những công việc “hậu trường” cho văn phòng. Điều này mang ý nghĩa rằng họ không xuất hiện trực tiếp, mà lại đứng sau để hỗ trợ mọi người trong mọi công việc cần thiết.
Trước kia, thư ký chỉ thực hiện các vai trò cơ bản và thường không được xem là một ngành nghề. Nhưng trong thời điểm hiện tại, bảng mô tả công việc của thư ký văn phòng đã được mở rộng và trở thành một ngành nghề phổ biến trong xã hội.
Sau đây là vai trò của thư ký văn phòng trong công việc hàng ngày và bộ máy vận hành của công ty.
(i) Sắp xếp và quản lý
Có thể nói, công việc chủ yếu của thư ký liên quan mật thiết đến việc sắp xếp và quản lý, cụ thể như:
- Sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, lịch công tác;
- Chịu trách nhiệm tổ chức các cuộc họp; đồng thời ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp ấy để phục vụ cho việc quản lý;
- Tổ chức hội ý để các bộ phận liên quan có cơ hội báo cáo trực tiếp và nêu ra quan điểm cá nhân của mình;
- Ghi chép các ý kiến của các cấp quản lý, lãnh đạo và chuyển thông tin ấy xuống những đơn vị/ cá nhân có liên quan.
Xem thêm: Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp thuê ngoài (luật sư nội bộ) của Công ty Luật TNHH Everest
(ii) Tiếp nhận, xử lý thông tin
Thư ký thường đóng vai trò đại diện của một đơn vị hay cá nhân (ban quản lý), thế nên mọi thông tin, giấy tờ quan trọng đều sẽ đến tay thư ký trước tiên. Chính vì thế, công việc tiếp theo của thư ký sẽ là:
- Tổng hợp và phân loại các văn bản một cách nhanh chóng nhất từ các phòng ban;
- Trợ giúp các cấp lãnh đạo giải quyết các văn bản không quan trọng;
- Đảm bảo các loại văn bản, giấy tờ phải đến đúng nơi một cách chính xác và có tính bảo mật cao;
- Thu thập các thông tin liên quan đến số liệu;
- Truy cứu, tra tìm tài liệu tham khảo khi cần thiết;
- Hỗ trợ biên - phiên dịch tài liệu khi có nhu cầu.
(iii) Đón tiếp khách hàng
Vì đóng vai trò đại diện, thế nên bên cạnh giấy tờ, thì thư ký còn phải đảm nhiệm công việc đón tiếp khách hàng:
- Đón khách, tiếp khách và giải quyết những việc nằm trong khả năng và mức độ hiểu biết của mình;
- Sắp xếp nơi để khách chờ đợi gặp mặt người cần gặp;
- Hỗ trợ chuẩn bị các phương tiện di chuyển cho khách hàng;
- Chuẩn bị chu đáo thức ăn nhẹ, nước uống cho khách hàng trước khi bước vào cuộc gặp mặt chính thức.
Xem thêm: Dịch vụ thư ký pháp lý từ xa của Công ty Luật TNHH Everest
.png)
(iv) Sắp xếp chuyến đi công tác cho cấp trên
Do tính chất ngành nghề, các nhân sự trong doanh nghiệp thường phải đi công tác ở nhiều tỉnh thành, thậm chí nhiều quốc gia khác nhau. Thư ký sẽ giúp họ sắp xếp chuyến đi một cách suôn sẻ nhất:
- Phác thảo các thông tin cần thiết cho chuyến đi: mục đích của chuyến đi, nơi đi – nơi đến, thời gian, các điểm dừng (nếu có), phương tiện di chuyển,…;
- Viết bản chương trình gặp mặt: ngày, giờ, đối tượng gặp mặt, nơi chốn, cần mang theo những hồ sơ, tài liệu nào,…;
- Chịu trách nhiệm đặt vé phương tiện di chuyển cho các cấp quản lý;
- Đặt khách sạn: vị trí, loại phòng, giá cả, phương thức thanh toán,…;
- Tạm ứng và quyết toán chi phí.
(v) Đối với thư ký giám đốc
Riêng đối với thư ký giám đốc, ngoài các công việc trên, họ cũng sẽ chịu trách nhiệm các công việc liên quan trực tiếp tới giám đốc hơn. Cụ thể như:
- Sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc;
- Thực hiện xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,…;
- Cùng với bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại các loại giấy tờ, hồ sơ;
- Là “cầu nối” liên lạc, truyền tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới;
- Hỗ trợ ban giám đốc trong việc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.
Xem thêm: Dịch vụ trợ lý pháp lý từ xa của Công ty Luật TNHH Everest
.jpeg)
(i) Bài viết trong lĩnh vực doanh nghiệp nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
(ii) Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, Quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
(iii) Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: (024) 66 527 527, E-mail: info@everest.net.vn.
TVQuản trị viênQuản trị viên
Xin chào quý khách. Quý khách hãy để lại bình luận, chúng tôi sẽ phản hồi sớm