Quy định hiện hành về ký tên, đóng dấu

0
6476
5/5 - (13 bình chọn)

Hiện nay, việc ký tên và đóng dấu là hai yếu tố quan trọng để khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, giấy tờ do các cơ quan, doanh nghiệp hay tổ chức ban hành. Cơ sở pháp lý về quy định trong việc ký tên và đóng dấu được dựa theo nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020 về Công tác văn thư (Sau đây gọi tắt là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP).  

Quy định hiện hành về ký tên, đóng dâu - Luật sư Trần Đình Thanh
Bài viết được thực hiện bởi: Luật sư Trần Đình Thanh – Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn (24/7): 1900.6198

Theo Điều 2 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về đối tượng áp dụng: “1. Nghị định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức); 2. Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp căn cứ quy định của Nghị định này và các quy định của Đảng, của pháp luật có liên quan để áp dụng cho phù hợp”. 

Có thể thấy quy định này áp dụng đối với cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhà nước. Tuy nhiên các doanh nghiệp, tổ chức ngoài nhà nước có thể coi đây là tiêu chuẩn đối với các văn bản của đơn vị mình để đảm bảo đúng với quy định của pháp luật trong việc ký tên, đóng dấu.

Mọi vướng mắc trong lĩnh vực pháp luật hành chính đều có thể được hỗ trợ bởi đội ngũ luật sư và chuyên viên pháp lý chất lượng. Để tìm hiểu chi tiết, vui lòng truy cập: Tổng đài tư vấn pháp luật hành chính

Ký tên – Có các loại nào?

Đối với mỗi văn bản thường tồn tại 2 loại chữ ký gồm: ký nháy (hay ký tắt) và ký chính thức (hay ký ban hành). 

Trong các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” cũng như cách sử dụng của loại chữ ký này. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt/ký nháy có xuất hiện và được đề cập đến như sau: 

Tại Khoản 7 Điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.  

Ngoài ra, Điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có quy định như sau: “1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định; 2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận””. 

Như vậy, có thể hiểu chữ ký nháy (chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.  Trong thực tế, chữ ký nháy có thể xuất hiện tại các vị trí sau: 

  • Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản: Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những văn bản có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản.
  • Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản: Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo.
  • Chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận: Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức. 

Chữ ký chính thức là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn bộ văn bản, chữ ký chính thức do người có thẩm quyền ban hành văn bản ký. Chữ ký chính thức được ký ở bên dưới dòng ghi chức danh của người ký. Chữ ký chính thức có thể được đóng dấu hoặc có một số trường hợp thì không nhất thiết phải đóng dấu theo quy định của từng đơn vị ban hành văn bản đó.  

Tìm hiểu thêm các vấn đề pháp lý về Khiếu nại 

Một số quy định trong việc ký tên

Màu mực chữ ký

Theo quy định tại Khoản 6 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP nêu: “Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai”. 

Như vậy, khi ký tên vào trong văn bản, phải dùng bút có mực màu xanh và điểm cần lưu ý là không dùng các loại mực dễ phai. 

Các thẩm quyền ký ban hành 

Ký thay: tại Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng”.

Thay mặt: tại Khoản 2 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định về việc ký ban hành văn bản với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể nêu: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách”.

Ký thừa ủy quyền: tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền”.

Ký thừa lệnh: tại Khoản 4 Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”.

Xem thêm các nội dung liên quan tại Luật Hành chính Việt Nam

Quy định hiện hành về ký tên, đóng dấu
Công ty Luật TNHH Everest – Tổng đài tư vấn pháp luật (24/7): 1900.6198

Giá trị pháp lý của con dấu chữ ký

Về nguyên tắc, chữ ký phải ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ (trừ những trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật). 

Theo Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán năm 2015 quy định: “Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ”.

Đồng thời, theo Khoản 8 Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.

Theo đó, có thể khẳng định, con dấu chữ ký khắc sẵn không được pháp luật công nhận, không có giá trị pháp lý. Ngoài ra việc ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị phạt từ 03 – 05 triệu đồng (theo quy định tại điểm d Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán độc lập).

Quan tâm: Biên bản vi phạm hành chính

Các hình thức đóng dấu

Đóng dấu chữ ký 

Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.

Cách đóng dấu chữ ký, theo quy định tại điểm d Khoản 2 Điều 32 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: “Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện”. Và tại điểm a, b Khoản 1 Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: ”a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định; b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái”.

Đóng dấu treo

Đối với dấu treo, cách thức đóng dấu được quy định tại điểm c, d Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP: “c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục; d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.”  Việc đóng dấu treo lên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.

Đóng dấu giáp lai

Với dấu giáp lai, cách thức đóng dấu được quy định tại điểm d, đ Khoản 1 Điều 33 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP: “d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định; đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản”. 

Tìm hiểu thêm về: Nguyên tắc xử lý vi phạm hành chính

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

TRẢ LỜI

Vui lòng nhập bình luận của bạn!
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây