Bản sao hợp lệ là gì? Những giá trị pháp lý của bản sao hợp lệ như thế nào?

0
28
Đánh giá

Một trong những giấy tờ quan trọng nhất khi tiến hành thủ tục hành chính là bản sao hợp lệ. Vậy bản sao hợp lệ là gì? Luật nào áp dụng cho loại văn bản này? Bài viết dưới đây của chúng tôi sẽ giúp bạn đọc giải đáp thắc mắc và làm rõ thông tin về bản sao hợp lệ là gì.

Bản sao hợp lệ là gì? Giá trị pháp lý của bản sao hợp lệ
Bản sao hợp lệ là gì? Giá trị pháp lý của bản sao hợp lệ

Bản sao hợp lệ là gì?

Bản sao hợp lệ (còn được gọi là giấy tờ có chứng thực) được quy định tại Khoản 8 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐCP. Do đó: “Văn bản chứng thực là những giấy tờ, tài liệu, hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của nghị định này”.

Các Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung chịu trách nhiệm chứng thực các bản sao, theo các quy định của nghị định trên, dựa trên các bản chính để chứng nhận các bản sao, để xác minh và đóng lại tính xác thực và chính xác của các so sánh với nguyên bản.

Có thể kết luận rằng bản sao hợp lệ là bản sao đã được đối chiếu với bản chính hoặc bản in và được thừa nhận về mặt pháp lý. Do đó, bằng cách sử dụng khái niệm được thảo luận ở trên, chúng ta có thể hiểu một chút về bản sao hợp lệ là gì.

Giá trị pháp lý của bản sao hợp lệ là gì?

Khi tạo hồ sơ, chúng ta thường cần sử dụng nhiều loại tài liệu. Các tài liệu này có thể là bản sao hoặc bản chính. Trong trường hợp thực hiện hồ sơ đăng ký thành lập công ty TNHH một thành viên tư nhân, Nghị định 78/2015/ NĐCP về đăng ký thành lập công ty quy định các tài liệu cần thiết như sau:

“Điều 23. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.

2. Điều lệ công ty.

3. Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều 78 Luật Doanh nghiệp .

Danh sách người đại diện theo ủy quyền và bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân quy định tại Điều 10 Nghị định này của từng đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên được tổ chức quản lý theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 78 Luật Doanh nghiệp…”

Nghị định 23/2015/ NĐCP quy định:

Bản sao hợp lệ là bản sao chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy với đầy đủ, chính xác các nội dung ghi trên sổ gốc.

Bản chính là giấy tờ, tài liệu được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại hoặc đăng ký lại; Giấy tờ, tài liệu do cá nhân tự lập có xác nhận và được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền công chứng, đóng dấu.

Như vậy, bản sao được xem là hợp lệ có thể tồn tại dưới hai dạng:

(i) Bản sao y bản chính: đây là dạng thường gặp nhất, được photo từ bản chính;

(ii) Bản đánh máy ghi đầy đủ, chính xác các nội dung ghi trên sổ gốc (Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chuẩn bị khi cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó ghi đầy đủ, chính xác nội dung của bản chính do cơ quan hoặc tổ chức này cấp): thường là bản sao giấy khai sinh.

Nghị định 23/2015/ NĐCP quy định giá trị pháp lý của bản sao được xem là hợp lệ như sau:

“Điều 3. Giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực

1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.…”

Như vậy, có nhiều bản sao có thể được tạo ra từ một bản gốc (photocopy, chụp lại, scan,…), nhưng chỉ bản sao của hồ sơ chính và bản sao có chứng thực của bản chính áp dụng để sử dụng thay cho bản gốc.

Phân biệt bản sao hợp lệ, văn bản công chứng và bản chụp

Bản sao hợp lệ là gì? Giá trị pháp lý của bản sao hợp lệ
Bản sao hợp lệ là gì? Giá trị pháp lý của bản sao hợp lệ

Bản sao có chứng thực, văn bản công chứng và bản chụp là những thuật ngữ gây nhiều hiểu lầm. Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa ba loại tài liệu này:

Bản sao hợp lệ (bản sao có chứng thực) Văn bản công chứng Bản chụp
Đây là hình thức sao chụp lại từ chính bản gốc và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác minh và kết luận về tính đúng đắn, chính xác so với bản chính.

Bản sao có chứng thực có giá trị pháp lý.

Đây chính là bản gốc được tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp, tính chính xác, không trái đạo đức xã hội về nội dung và hình thức của văn bản đó.

Văn bản công chứng có giá trị pháp lý.

Bản chụp là  bản tạo ra từ việc chụp lại bằng các thiết bị như điện thoại, máy ản một cách trực tiếp, sau đó được in ra và sử dụng.

Bản chụp không có giá trị pháp lý trong công việc liên quan tới cơ quan nhà nước.